Krajowy System e-Faktur, określany w skrócie jako KSeF, ma na celu usprawnienie procesu wystawiania faktur i służy do ich łatwiejszej kontroli przez organy podatkowe. Od kiedy KSeF ma być obowiązkowy? Wyjaśniamy!
KSeF – co to jest?
Krajowy System e-Faktur, określany w skrócie jako KSeF, jest systemem elektronicznym, który przeznaczony jest do wystawiania, przechowywania oraz przesyłania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem faktury elektronicznej o ujednoliconym formacie, który pozostaje w zgodności ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Wzór tej e-Faktury jest opublikowany w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.
Jakie zalety ma Krajowy System e-Faktur?
Poprzez Krajowy System e-Faktu osiągnąć można różne korzyści, do których zaliczane są między innymi:
- Łatwiejsze przygotowywanie faktur elektronicznych,
- Uproszczony obieg dokumentów,
- Ułatwienie rozliczeń między przedsiębiorcami – faktury mają ujednolicony format i są przesyłane do odbiorcy przez system,
- Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT – 40 dni zamiast 60 dni,
- Brak konieczności przechowywania faktur – będą one automatycznie archiwizowane w KSeF na okres 10 lat, co oznacza brak konieczności tworzenia własnego archiwum i brak ryzyka zaginięcia faktur.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2022 roku. Kiedy wchodzi obowiązek KSeF dla wszystkich firm?
Obowiązkowe wystawianie e-faktur za pośrednictwem platformy KSeF rozpocznie się od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich przedsiębiorców, którzy zgodnie z prawem będą do tego zobligowani.
Kto musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Od 1 lipca 2024 roku do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zobowiązani będą:
- Przedsiębiorcy, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
- Przedsiębiorcy, którzy zostali zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy, którzy zostali zweryfikowani do procedury unijnej OSS w Polsce i posiadają identyfikator podatkowy NIP.
Jak wystawić fakturę przez KSeF?
Możliwe jest wystawianie e-faktur spełniających wymogi KSeF na dwa sposoby:
- Bezpłatne narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów
Ministerstwo Finansów udostępnia przedsiębiorcom bezpłatne narzędzia do fakturowania online, które pozwalają na przygotowanie e-faktur.
- Komercyjne programy do fakturowania
Można skorzystać z programów fakturujących, na przykład takich jak program do e-faktur LoMag, które są zintegrowane z platformą KSeF. Dzięki temu można zautomatyzować wystawianie faktur, które są przekazywane na platformę.
